Редко мы задумываемся, о том, как устроена работа архива. Вроде бы просто собрание документов, разложенных на полочках. На самом деле даже помещение для временного хранения документов должно отвечать некоторым условиям.

Какие требования к помещению

Для него выделяется здание или его часть, для размещения документации. Здание может быть построено, как специально для хранения бумаг, так и быть приспособленным для этих целей. Для архивов созданы специальные типовые проекты. Можно сделать проект и индивидуальный.

Помещение под хранение документам заранее проектируется в административных зданиях.

Но, архив делится на отдельные комнаты, у которых свое назначение:

• где непосредственно и хранится весь архив;
• комната, где документы принимаются, временно хранятся, проходят акклиматизацию;
• помещение, где с документами можно работать, так называемый читальный зал;
• комнаты, которые предназначены для работников архива.

Причем, читальный зал и комнаты для персонала должны быть отелены от хранилища с документацией. Если же изначально нет такой функции, то эти комнаты разделяют специальными перегородками.

Место, где хранятся все документы, могут посещать посторонние только с разрешения руководства и под наблюдением сотрудников архива.

В целом, хранилище должно быть максимально изолировано от мест, где хранятся или используются пищевые продукты или химикаты. Более того, вентиляционные каналы с такими комнатами не должны пересекаться.

Никаких посторонних факторов, которые подвергли бы порче архивные документы.

Двери в хранилище в нерабочие часы пломбируется.

Обязательны система безопасности (сигнализация, решетки на окнах) и противопожаная.